Ausência de Plano Tático Continua Matando o Planejamento Estratégico na Saúde

0242 – 28/11/2021

Referências: Geografia Econômica da Saúde no Brasil e Jornada da Gestão em Saúde no Brasil

Sem Táticas É Difícil Operacionalizar o Plano Estratégico

(*) todos os gráficos e tabelas são partes integrantes do Estudo Geografia Econômica da Saúde no Brasil

Não há como negar:

· Nós temos a cultura do 8 ou 80, do céu ou inferno ... não temos “meio termo”;

· Quando erramos geralmente é porque esquecemos que “existe mais entre o céu e a terra do que sonha a nossa vã filosofia” !

Quem já fez algum curso de administração, planejamento ... viu a pirâmide acima:

· Ilustra a organização das ações das empresas em estruturas estratégicas, táticas e operacionais;

· Na gestão da saúde é muito comum nos depararmos com planos estratégicos e problemas operacionais ... quase não escutamos a palavra “tática” ... o que está entre uma coisa e outra;

· Na verdade só ouvimos aqui no Brasil esta palavra saindo da boca de algum comentarista esportivo ... a gente não entende nada do que ele fala ... para piorar ele ainda costuma mudar de opinião durante o jogo, dependendo “se a bola entrou ou não” !

O que não nos acostumamos a aplicar ... o que é difícil fazer em grupo ... em equipe ... é entender que:

· O planejamento é um ... único ... (é bom que seja!);

· Mas as táticas podem ser muitas ... o planejamento descreve ações estratégicas, objetivos estratégicos ... mas não deve se propor a definir como serão as ações e processos operacionais;

· A organização das ações e processos operacionais ... as alternativas possíveis ... “o”: se acontecer isso vamos fazer aquilo ... é o nível tático;

· Porque “o operacional” deve dar foco em produzir o que foi planejado ... o operacional é a frente de batalha, muito (ou totalmente) influenciado pela “cara do inimigo”, pelas “pedras do caminho” ... se “deixarmos ele” decidir o que vai fazer, quando alguma barreira ocorre é muito provável que possa ir na direção oposta ao que o planejamento definiu como objetivo !

· É fácil o estratégico dizer que “precisa matar o leão”, mas quando o operacional “encara de frente o bicho é que a coisa pega” !

Esta época do ano é bem oportuna para discutir o tema, porque a maioria das empresas costuma fazer o planejamento do ano seguinte no mês de novembro:

· É verdade que existem empresas que fazem isso antes ... e não são somente empresas multinacionais;

· É até discutível se existe ganho em fazer o planejamento “mais perto” ou “mais longe” da virada do ano ... existem vantagens e desvantagens em um ou outro caso;

· Mas o fato é que se a empresa não fizer perde em competitividade ... isto é indiscutível ... ficar “à mercê” do que pode acontecer sem se preparar é um grande erro.

É comum ver nos últimos meses do ano grupos discutindo metas e indicadores ... quadros com “post it’s” coloridos ... planilhas tabulando números do passado e “milhares” de projeções diferentes para o futuro.

E é muito mais comum ver um plano de ação com “um monte de objetivos e ações estratégicas” ... uma lista de indicadores para serem cumpridos pela área operacional ... e nenhuma tática para dar suporte ao resultado que todo este trabalho consumiu para planejar, e vai consumir para operacionalizar !

Vamos entender ilustrando a área da saúde ?

A área de “marketing” (ou o nome que você tiver na sua empresa / realidade) avalia o mercado e conduz o projeto de planejamento ... envolve os que necessitam se envolver e se comprometer ... e o plano sai de acordo com o que a maioria entende ser mais viável (pelo menos deve ser assim) ... então ... por exemplo:

· No caso de operadoras de planos de saúde a área de negociação sai com um caderninho de metas a serem cumpridas ... mitigar reajustes, maximizar pacotes, mudar o perfil da rede ... a área comercial sai com um caderninho de ações estratégicas para captar novos beneficiários ...

· No caso de hospitais a área comercial sai com um caderninho de metas a serem cumpridas ... maximizar reajustes, restrição de pacotes, expansão de clientes, mudança no perfil do consumidor, melhoria das parcerias ... a área de suprimentos com metas em relação aos fornecedores ...

· Seja lá o que foi definido no plano estratégico, haverá reflexo naquilo que o “baixo clero” tem para fazer, especialmente no próprio relacionamento interno dos departamentos ...

· Entre a área de negociação da operadora e a área de credenciamento;

· Entre a área comercial do hospital e a área de faturamento ...

Os post it’s que estavam grudados nos painéis das reuniões do planejamento estratégico descarregam “um caminhão” de trabalho para as áreas mais operacionais, e muito frequentemente o caminhão não vai ter “doca para descarregar”, porque a área operacional já tem vários caminhões dos anos anteriores que ainda estão com a “caçamba cheia” esperando sua chegar a vez na fila !!!

Porque até é possível que o planejamento tenha descrito de forma adequada o que se deve fazer “de hoje em diante” ... mas raramente descreve o que fazer com o que “já está no colo e ainda não foi completamente operacionalizado”.

Por exemplo: a área de negociação da operadora está “há anos” negociando um pacote com os hospitais segundo a diretriz do planejamento anterior:

· A negociação está andando, mas a “batalha está sendo dura” ... e de repente vem uma diretriz nova para negociar o mesmo pacote, totalmente diferente da anterior;

· Ela (a área de negociação) não pode de uma hora para outra mudar completamente o discurso ... o mundo dos negócios não é tão simples assim;

· Assim se cria o que chamamos de “legado” ... não dá para abandonar o passado e isso impede que se possa dar foco no futuro !

O plano tático existe, também, para mitigar o problema do “legado” no planejamento:

· Em tempo de planejamento a visão é muito “alto nível” ... a área de marketing está olhando lá para “o topo da montanha” ... “na linha do horizonte” ... no “desenho da estrada” ... na propaganda que “vai pintar na boleia do caminhão”;

· Mas não sabe claramente “quantas pedras e buracos” existem no caminho até a montanha ... os roubos de carga, os “pedágios” para milícias ... quem sabe disso é a área operacional, que é quem dirige o caminhão todos os dias;

· Então é fundamental para que um plano tenha mais sucesso, que exista uma estrutura que seja responsável pela tática;

· Que analise os objetivos e ações estratégicas, avalie junto com a área operacional o que pode viabilizar e/ou inviabilizar as ações estratégicas, e defina alternativas para desviar das pedras e buracos do caminho;

· Que entenda que para chegar à montanha pode ser necessária a utilização de atalhos !!

Então ... por exemplo ... definiu objetivos de redução de sinistralidade para a área de negociação na operadora ... o plano estratégico está fechado ?

· Antes de ficar cobrando os resultados que aparentemente fazem sentido, mas que algum legado impede que seja alcançado ...

· Vale muito a pena primeiro alinhar com a área de negociação ... avaliar o que pode ser barreira e o que é “mi mi mi” ... e detalhar as opções táticas, para conseguir o que foi definido como meta, ou devolver “para cima” a informação segura de qual o resultado que realmente pode ser esperado;

· Não adianta “apertar demais o parafuso ... senão espana” !

Definiu metas estratégicas para a área comercial do hospital alinhar preços ?

· Antes de esperar um ano para receber uma excelente e incontestável justificativa de que não deu certo ...

· Vai lá agora analisar o que está “no colo dele” e veja o que é necessário fazer para “driblar” o legado ... porque é muito provável que ele possa estar pensando: lá vem de novo aquele pessoal novinho que leu que isso dá certo em outro lugar e não sabe como é a vida aqui !

Porque geralmente é assim:

· Na área de planejamento existe muita gente jovem e impetuosa que lida com números e informações do mercado, lógica e métricas “cartesianas” ... é muito importante que a empresa tenha “gente” assim;

· E na área comercial existe muita gente mais experiente que “já comeu alguns quilos de sal” no relacionamento com o que é a realidade em que a empresa se enquadra, que não necessariamente é a realidade do mercado ! ... é muito importante que a empresa tenha “gente” assim !

· Por isso ter opções táticas é o que faz a diferença ... impedem o impasse ... se a tática 1 está sinalizando a derrota total, temos a alternativa da tática 2 para pelo menos empatar o jogo !

Nesta semana estamos praticamente encerrando as atividades da mentoria do último trimestre de 2021 ... umas das coisas que deram prazer com esta turma foi discutir as estruturas organizacionais mais comuns em operadoras de planos de saúde, serviços de saúde e fornecedores:

· Alguns comentaram que a participação no planejamento acaba sendo prejudicada .. inibida ... porque quando são colocadas dificuldades operacionais fica o “mantra da resistência às mudanças” ... corre-se o risco de ser excluído da participação por conta disso !

· Quem intermedia na instituição a estratégia de marketing e a operacionalização comercial ?

· Quem intermedia na instituição a transformação dos objetivos e metas estratégicas e os objetivos e metas operacionais ?

· Ninguém ? ... Problemão hein !!!

· Então a instituição espera que o que foi definido no “Monte Olimpo” naturalmente seja escutado e seguido pelos que navegam no “Mar Egeu” ? Sério ?

Como é gratificante poder conduzir cursos com turmas pequenas, que têm gestores que já atuam na área privada e pública ... a troca de experiências não tem preço !!!

Fica bem claro a necessidade de qualquer empresa de que o facilitador da interlocução entre o estratégico e o operacional seja feita por um “ente neutro”:

· Que entenda e abrace o objetivo estratégico e se preocupe em entender os riscos e dar o apoio e as alternativas viáveis para que os objetivos estratégicos realmente se concretizem !

· Por exemplo: vale muito a pena ter alguém entre o Marketing e a Área de Negociação da Operadora de Planos de saúde ... entre o Marketing e o Comercial do Hospital;

· Vale muito a pena ter alguém que não seja “tão pirotécnico” e “nem tão braço” ... e que tenha como objetivo fazer acontecer as coisas que não foram definidas por ele, e que não serão realizadas por ele !!

É muito oportuno aplicar isso neste momento histórico que vivemos na área da saúde pública e privada:

· Passamos por uma pandemia que mudou completamente o cenário confortável que dominávamos ... não vamos voltar exatamente ao cenário que conhecíamos antes da pandemia;

· Na verdade nem sabemos se vamos conseguir acabar com a pandemia ... não sabemos exatamente o que pode acontecer em 2022 !

· Vamos lembrar que neste momento tem país europeu fazendo lockdown ... “caramba”, vamos passar por tudo de novo, ou isso é por conta da baixíssima adesão à vacinação por lá ?

· Quem diria ... com todos os erros que cometemos aqui, temos índices de vacinação superiores às de “muita gente grande do velho continente” ... quem diria !!!

Certamente as empresas e instituições que fizeram o planejamento há 2 meses atrás já devem estar revendo alguma coisa ... “colando post it’s” nos quadros tudo de novo !

· Quando não temos visão clara do futuro a chance do planejamento “arremessar dardos na direção errada” é grande ... é isso que estamos passando na saúde neste momento;

· Enquanto o “alto clero” está projetando um cenário sem uma base segura ... o operacional “está entrincheirado” colocando as filas das eletivas suspensa em dia nas operadoras, lidando com o ida e volta dos leitos que eram para tratamento cirúrgico, foram “repaginados” para tratar COVID e agora uma “meia muçarela meia calabresa” !

· E “Deus me livre” pensar que algumas destas instituições não vão ajustar o plano antes do próximo “período oficial de planejamento” que só vai acontecer no segundo semestre de 2022 !

· Na área pública vamos lembrar que é um ano eleitoral ... presidente, governadores e prefeitos vão fazer “todo tipo de atrocidades” para driblar o plano conforme os números das pesquisas forem sendo divulgados ... vai ser um tal de “tirar dinheiro da rubrica X do orçamento e transferir para a rubrica Y” ... “uma festa onde quem dançam” são os gestores das DRSs, dos Hospitais Públicos, UPAs, AMEs, UBSs !

A área da saúde é fantasticamente diferente das outras em um aspecto fundamental:

· Temos uma infinidade de profissionais de formação diferente ... medicina, enfermagem, administração, engenharia, matemáticos ... formações que não têm nada a ver umas com as outras;

· A comunicação é muito difícil, porque o nível de entendimento destes profissionais tão diferentes é completamente e igualmente “tão diferente’;

· Algo facilmente absorvido pelo médico é muito difícil de ser absorvido da mesma forma pelo administrador, pelo engenheiro ... e “vices-versas”;

· Algo que foi definido “lá em cima na pirâmide” demora para “permear” até a base ... não chegam nos níveis intermediários e na base no mesmo momento da mesma forma !

A figura ilustra que quando se toma uma decisão lá em cima, os níveis abaixo vão absorvendo, e uma nova decisão lá em cima, vai demorar para permear ... e vai permear de forma diferente:

· A chance de termos uma “Torre de Babel” é gigante;

· É rotina me deparar com isso na minha atividade de consultoria ... gestores não sabem exatamente o que está valendo;

· Alguns estão “acertando na mosca” sobre o que a instituição espera dele ... outros pensam que estão alinhados, e “de repente” descobrem que não ! ... e o mais decepcionante é perceber que poderiam estar ... que não é uma questão de não querer ... é uma questão de não saber !!

O plano tático também mitiga este problema ... de comunicação ... de entendimento do plano estratégico em toda a instituição !

Uma coisa é certa neste momento antológico que estamos vivendo por conta da pandemia:

· Empenhar esforço para fazer um plano e “jogar de cima para baixo” como sempre foi feito, desta vez tudo indica que será muito mais danoso;

· Será um desperdício de recursos caros de planejamento ... um stress na gestão operacional muito forte;

· Envolvendo custos que podem fazer falta em um ano em que desperdiçar é algo que pouquíssimas empresas podem “se dar ao luxo” !

Conheça os cursos da Jornada da Gestão em Saúde     www.jgs.net.br   !

Em tempo: tem cursos de férias com inscrições abertas que ainda têm algumas vagas !

Conheça o estudo Geografia Econômica da Saúde no Brasil, e os seminários temáticos     www.gesb.net.br !

Informações adicionais     contato@escepti.com.br !

Sobre o autor Enio Jorge Salu

Histórico Acadêmico

· Formado em Tecnologia da Informação pela UNESP – Universidade do Estado de São Paulo

· Pós-graduação em Administração de Serviços de Saúde pela USP – Universidade de São Paulo

· Especializações em Administração Hospitalar, Epidemiologia Hospitalar e Economia e Custos em Saúde pela FGV – Fundação Getúlio Vargas

· Professor em Turmas de Pós-graduação na Faculdade Albert Einstein, Fundação Getúlio Vargas, FIA/USP, FUNDACE-FUNPEC/USP, Centro Universitário São Camilo, SENAC, CEEN/PUC-GO e Impacta

· Coordenador Adjunto do Curso de Pós-graduação em Administração Hospitalar da Fundação Unimed

Histórico Profissional

· CEO da Escepti Consultoria e Treinamento

· Pesquisador Associado e Membro do Comitê Assessor do GVSaúde – Centro de Estudos em Planejamento e Gestão de Saúde da EAESP da Fundação Getúlio Vargas

· Membro Efetivo da Federação Brasileira de Administradores Hospitalares

· CIO do Hospital Sírio Libanês, Diretor Comercial e de Saúde Suplementar do InCor/Fundação Zerbini, e Superintendente da Furukawa

· Diretor no Conselho de Administração da ASSESPRO-SP – Associação das Empresas Brasileiras de Tecnologia da Informação

· Membro do Comitê Assessor do CATI (Congresso Anual de Tecnologia da Informação) do Centro de Tecnologia de Informação Aplicada da Fundação Getúlio Vargas

· Associado NCMA – National Contract Management Association

· Associado SBIS – Sociedade Brasileira de Informática em Saúde

· Autor de 12 livros pela Editora Manole, Editora Atheneu / FGV e Edições Própria

· Gerente de mais de 200 projetos em operadoras de planos de saúde, hospitais, clínicas, centros de diagnósticos, secretarias de saúde e empresas fornecedoras de produtos e serviços para a área da saúde e outros segmentos de mercado