O que pensa a respeito nosso amigo o contrato ?

0317 – 28/11/2022

Referências: Geografia Econômica da Saúde no Brasil e Jornada da Gestão em Saúde no Brasil

A Gestão de Contratos em Hospitais é Complexa – os com as Operadoras de Planos de Saúde: mais ainda !

(*) todos os gráficos e ilustrações são partes integrantes do Estudo Geografia Econômica da Saúde no Brasil e do material didático dos cursos da Jornada da Gestão em Saúde e da Escepti

Os gráficos demonstram o que  ocorre na área hospitalar quando o assunto é “contrato”:

· De 22 hospitais, entre eles, públicos, privados e “fundacionais”, do grupo que já desenvolve alguns benchmarkings há muitos anos;

· São emblemáticos, apesar de “misturar” hospitais de características  de gestão diferentes;

· Todos eles não têm indicadores individuais muito divergentes das médias, embora “um hospital aqui outro ali” tenha “um ou outro indicador fora da curva”, especialmente devido ao vínculo com o tipo de mantenedora, ou por ser “muito visado” por algum órgão de controle externo;

· É bom ressaltar que neste benchmarking, especialmente no caso de públicos e fundacionais, a aquisição de um único lote em licitação para fornecimento em período inferior a 3 meses, apesar de formalizar um contrato, não é “contabilizada” como contrato ... neste benchmarking são considerados contratos os fornecimentos de vários lotes em períodos de tempo de entrega de pelo menos 3 meses !

E a “realidade hospitalar” na gestão de contratos não tem mudado significativamente ao longo dos anos quando analisamos estes indicadores:

· O gráfico da esquerda demonstra a distribuição percentual por “tipos de contratos”;

· O da direita, contabilizando os processos de aquisições de materiais, medicamentos e prestação de serviços, a distribuição percentual específica deles considerando aquisição “com contrato” (fornecimento em lotes por período superior a 3 meses), e “sem contrato” (aquisições pontuais do produto negociadas lote a lote).

Demostram que hospitais ainda adquirem “muito no varejo”, sem estabelecer parcerias de fornecimento:

· Acabam gastando muito nos processos de contratação, em troca de ganho no curto prazo, que mascara a perda dos ganhos que teria a médio e longo prazos;

· Não motivam fornecedores a estabelecer parcerias sólidas e, além de não obter melhores resultados ao longo do tempo, quando clamam pela parceria com o fornecedor “passam sufoco”;

· No início da pandemia, por exemplo, quem tinha contrato de fornecimento contínuo de insumos sofreu menos com a falta e o aumento de preços do que começou a “rarear” ... os que tinham contratos e sofreram acabaram descobrindo quais eram realmente parceiros honrando seus contratos ao invés de aproveitar uma situação de exceção ... um erro que está custando muito caro para estes “espertalhões” desde o finalzinho de 2021 !!

Sempre “confesso” que quando decidi empreender, abandonando a carreira de executivo em hospitais e “mergulhando” na minha própria consultoria não entendi que a minha maior dificuldade seria explicar que a nossa especialidade era gestão de contratos aplicada ao resultado operacional das empresas.

Especialmente a área hospitalar é revestida de mitos sobre gestão de contratos que associam gestores de contratos “ao jurídico” ... “ao fiscal do contrato” ... “à área de apoio à gestão que fica na área de suprimentos” ... na verdade ainda existem poucas empresas na área da saúde que entendem contratos como a coisa mais importante que elas têm para gerir.

Muita gente discursa que o fundamental é gerir pessoas, esquecendo que cada pessoa inicia seu relacionamento com a empresa formalizando um contrato: ou um contrato de trabalho, ou de prestação de serviços, ou de fornecimento de insumos ... o contrato inicia qualquer relação que a empresa tem “com Deus e o mundo”.

As empresas são as pessoas que as formam ... acredito que não deva existir discussão em relação a isso ... mas se gerir as pessoas é mais importante do que gerir os contratos que estabelecem a relação entre as pessoas e a empresa ... isso é discutível sim ... a base da gestão das pessoas é uma relação transparente com elas, que inicia pelo seu vínculo com a empresa: o contrato é que formaliza isso !!

A própria empresa nasce somente após a formalização do seu “contrato” social, ou de uma ata de constituição, que é um contrato que responsabiliza os mantenedores.

Demorei alguns anos para encontrar uma forma adequada de explicar como atuávamos ... e o potencial de resultado que poderíamos oferecer para o resultado, o planejamento, a rentabilidade, a receita, os custos ... para o negócio da empresa ... especialmente para hospitais e operadoras de planos de saúde.

A figura ilustra a página contratos.net.br em que qualquer pessoa pode baixar gratuitamente a versão em pdf da 5ª edição dos livros de edição própria:

· Modelo GCVC – Gestão do Ciclo de Vida dos Contratos;

· Manual CLM – Contract Lifecycle Management;

· As primeiras edições (2008) foram as primeiras publicações no Brasil que trataram de CLM ... meio que na linha do que existia de conteúdo disponível nas páginas da então “inovadora” NCMA – National Contract Management Association !

Já contabilizados mais de 100.000 downloads do livro, o modelo acabou sendo a base para dezenas de projetos de consultoria e programas de capacitação, inclusive fora da área da saúde: ONS (Operador Nacional do Sistema Elétrico), Construtora Andrade Gutierrez, Correios, BBV ... empresas gigantes que perceberam que seus gestores estavam dando mais atenção ao aspecto burocrático da formalização dos contratos do que ao resultado que os contratos deveriam dar segundo a necessidade e as regras pactuadas que fizeram com que o contrato fosse necessário – coisas bem diferentes umas das outras, embora ambas necessárias !

E ainda me surpreende que na área da saúde, mesmo já com vasta quantidade de publicações e casos de sucesso, a gestão de contratos ainda é amadora em boa parte das empresas:

· É comum alguém dizer que não sabe onde está o contrato ...

· ... que não tem certeza se está com a versão mais atualizada do contrato ...

· ... que não tem acesso ao contrato;

· É comum ver o acervo em uma daquelas caixas plásticas sem qualquer organização ... um amontoado de papel que desencoraja as pessoas a “pôr a mão”, especialmente as que sofrem de rinite alérgica  ... ou tem medo de aranha ... ou nojo de ácaros ... se é que me entende !

Especialmente na área hospitalar não é comum ver ... na verdade é muito raro ver ... a aplicação dos conceitos adequados de gestão dos contratos nos 4 tipos mais comuns de contratos ... e são 4 tipos extremamente diferentes, que exigem diretrizes e processos de gestão qualificados de forma diferente.

Porque a técnica básica, os processos fundamentais, os tipos de eventos de controle ... são todos os mesmos e descritos nos modelos disponíveis ... alguns destes foram até importados dos conteúdos da NCMA para as versões mais frequentes do PMBOK, é bom que se diga !

Vale a pena discorrer rapidamente sobre cada um destes 4 principais tipos de contratos formalizados em ambiente hospitalar ... assuntar sobre melhores e as piores práticas comuns aqui no Brasil na área hospitalar.

Começar pelos contratos de mão de obra.

Tanta gente critica somente pelo fato de chamar de mão de obra, como sendo algo pejorativo ... gestão do capital humano, gestão dos colaboradores ... minha geração aprendeu a valorizar as pessoas segundo as suas obras, não existe nada pejorativo no termo mão de obra ... bem ... utilizando o nome que quiser dar ...

· ... tem instituição que se orgulha de manter a mesma minuta de contratação CLT há anos, apenas com algumas modificações exigidas pela legislação !

· O mundo muda cada vez mais rapidamente, e as relações trabalhistas vão evoluindo e se modificando “da água para o vinho”, mas as minutas de contratação continuam as mesmas !

· Mas ... pior ... muito pior ... os novos contratados até são submetidos às minutas mais modernas, mas os colaboradores antigos não são chamados para formalizar termos aditivos aos que assinaram há anos !!

Todos ... novos e antigos colaboradores ... são submetidos aos mesmos regimes ... às mesmas regras de relacionamento com a empresa ... mas com formalização de contratos completamente diferentes ... tudo que “advogados de porta de cadeia” pedem para Deus, se é que me entende !

E o comum é a gestão destes contratos “no varejo e não no atacado”:

· O recomendável é que todos os contratos sejam geridos como um negócio único, e não uma infinidade de negócios individuais, geridos caso a caso;

· Isso significa inserir na agenda do gestor destes contratos ... a área chamada comumente de RH ... de estudos que demonstrem a viabilidade do modelo de contratação existente;

· Se voltarmos apenas alguns meses no tempo, vamos lembrar que a maioria absoluta das áreas de RH hospitalares não tinha dimensão do impacto da PEC da enfermagem ... saíram fazendo cálculos atabalhoadamente para descobrir algo que deveria ser rotina na análise dos contratos de todos os tipos de colaboradores;

· Gestão da contratação de pessoas é ter “um modelinho padronizado” de seleção e contratação de funcionários ...

· ... gestão de contratos de pessoas é dispor de ferramentas que permitam análise constante do custo da mão de obra e projeções de cenários de acordo com o que vai acontecendo no mercado ... é muito diferente ... e não somente quando algum fato extraordinário ocorre, como no caso da PEC da Enfermagem, mas rotineiramente acompanhando o que acontece no mercado que a empresa está inserida.

Infelizmente a maioria dos hospitais nem mesmo se deu ao trabalho de rever a minuta de contratação de funcionários em função das grandes diferenças que ocorreram em consequência da pandemia:

· O trabalho remoto, a necessidade de comprovação de vacinação, de realização de testes;

· Não é possível ignorar que as relações trabalhistas mudaram significativamente e vieram para ficar ... como também não é possível oxigenar os contratos de trabalho com todos os colaboradores para se adequar a isso !

Tivemos uma infinidade de outras modificações nas relações trabalhistas nos últimos dez anos completamente ignoradas pelo não ajuste dos contratos de trabalho formalizados:

· O “emplacar das redes sociais”;

· O uso dos celulares em ambiente de trabalho;

· O WhatsApp como instrumento de comunicação empresa-funcionário 24 horas por dia, 7 dias por semana;

· Os jovens não têm a menor ideia de como era a relação “patrão-empregado” quando comecei a trabalhar ... fui observando todas as mudanças, ao mesmo tempo que observei a inércia da área responsável das empresas em adequar os contratos de trabalho a um novo tipo de relacionamento com seus colaboradores ... a um novo tipo de vida !

O segundo grupo é o dos contratos que vem à mente na maioria dos gestores hospitalares quando se fala de gestão de contratos sem especificar o tipo:

· Os dos fornecedores de materiais, medicamentos e serviços;

· A maioria das demandas de consultorias, dos downloads dos livros, das demandas de programas de capacitação ... são relacionadas a estes contratos, que uma vez aplicados os conceitos GCVC-CLM são os de menor complexidade de alinhamento às melhores práticas de contratação e de gestão dos contratos;

· Geralmente a cargo das áreas de suprimentos, com intervenção e/ou apoio “do jurídico”.

As etapas, eventos de controle ... práticas do modelo GCVC ... diretrizes de CLM  ... são facilmente assimiladas e aplicadas pelos envolvidos ...

· ... isso é o lado bom de se comentar ...

· ... na verdade porque a maioria dos envolvidos que se tornam gestores de contratos nunca tiveram formação em boas práticas ...

· ... boa parte deles têm formação assistencial, e só precisam de um “empurrãozinho” para se certificarem que a “lógica intuitiva” que eles aplicam na área assistencial tem tudo a ver com as melhores práticas da gestão dos contratos !

O lado ruim é que os hospitais onde “a ficha não caiu” isolam completamente os gestores comerciais do assunto:

· Os gestores comerciais que vendem o produto hospitalar para operadoras de planos de saúde, particulares ...

· O produto vendido pelo hospital invariavelmente está diretamente ligado ao conceito de “revender” os materiais e medicamentos que adquire ...

· A maioria das contas hospitalares de maior valor (as da alta complexidade) vende materiais e medicamentos no varejo;

· Então não é lógico deixar as aquisições e gestão dos fornecedores e contratos com uma área, por exemplo a de suprimentos, trabalhando de forma completamente isolada da área que revende o produto aos clientes;

· Diversos aspectos tanto da contratação como da gestão destes contratos só trazem resultado para a empresa quando o gestor comercial é adequadamente envolvido ...

· ... porque o fornecedor se interessa tanto no sucesso da sua venda para o hospital, como no sucesso da venda do hospital para seus clientes !!

· E é incrível que “a ficha não tenha caído” na maioria dos  hospitais ... anos e anos após as melhores práticas terem permeado os hospitais mais evoluídos em gestão as terem adotado, e “cantado em verso e prosa” em seminários de divulgação dos seus casos de sucesso !!!

O terceiro tipo é o dos contratos com fornecedores  de alto custo:

· OPME – Órteses Próteses e Materiais Especiais;

· Medicamentos de Alto Custo, de Última Geração, de Controles Especiais ...

· Dos controles recomendados pelos modelos de gestão da contratação e de gestão dos contratos, geralmente é a gestão que engloba os maiores erros metodológicos.

Para não gastar aqui algumas dezenas de páginas exemplificando erros, vamos lembrar somente o mais comum:

· Na principal métrica da administração, quem necessita não compra, quem compra não recebe, quem recebe não paga ... é a métrica que evita conluio, cooptação ...

· ... para evitar aquelas coisas que estão tipificadas na lei como fraude: ato ardiloso praticado com a intenção de prejudicar, levar vantagem ... ludibriando os outros !

Acho que não preciso continuar citando o que ocorre na maioria absoluta dos hospitais quando o assunto é OPME e Alto Custo não é verdade ?

· Ocorre na prática justamente o contrário na maioria absoluta dos hospitais – uma mesma área ... as vezes uma única e mesma pessoa sempre ... orça, compra, recebe, afere, manda pagar ... é uma figura que manda prender e manda soltar em tudo quer se referir a OPME ... uma pena !

· Boa parte das vezes isso ocorre por ignorância dos riscos por parte do administrador ...

· ... mas infelizmente boa parte das vezes ou com anuência dele, ou porque ele teme se envolver no assunto – é um assunto perigoso, se é que me entende !!

O quarto tipo se refere aos contratos entre hospital e operadoras de planos de saúde ... o que se reveste de aspectos que misturam folclore, amor e ódio, me desculpem colocar desta forma: geridos de forma surreal, até por gente grande, que não poderia cometer erros infantis na gestão destes contratos ... erros inacreditáveis !

Na maioria das vezes fruto do absoluto amadorismo dos envolvidos na gestão dos contratos !

A parte de cima da figura ilustra uma realidade mais do que presente em quase 100 % dos hospitais:

· Um acervo contratual formado por um instrumento formalizado em “mil novecentos e guaraná com rolha” incrementado por dezenas ... centenas ... milhares de aditivos ... e de novas “instruções normativas”, estas, na maioria absoluta das vezes, comunicadas unilateralmente de uma parte para outra sem formalização de aceite (anuência) por quem tem representatividade para aceitar !

· Alguém recebe e acata a instrução sem remeter para aprovação de quem tem poder na empresa para acatar mudanças no contrato original pactuado.

E nem passa pela cabeça dos gestores que passou a hora de “reformalizar” o instrumento contratual:

· Formalizar um novo instrumento contratual que consolida tudo que foi alterado desde o original, e refletindo o que está realmente valendo na relação comercial entre as partes;

· Saber o que realmente está valendo na maioria dos hospitais em relação aos contratos com operadoras de planos de saúde é um misto de “acredite em quem puder” com a “pergunta do milhão” ... se descobrir “quem sabe a verdade verdadeira”, dê um prêmio para ele.

E a pergunta “cadê o contrato” ... esta costuma ser a mais cômica, porque no estilo Jack, um pedacinho dele está em algum lugar diferente ... ter um monte de papel desconexo em um único lugar (como o da figura) para alguns hospitais já seria um grande avanço ! ... por incrível que possa parecer !!

Me divirto (me contenho para não rir) quando alguém que não é da área comercial hospitalar reclama que não tem acesso ao contrato:

· ... pessoas da área de atendimento, faturamento ...

· Fico “pensando com os meus botões” o que ele faria se a área comercial descarregasse “um treminhão” com milhares de documentos no departamento demandante ... se disponibilizasse milhares de pastas de documentos na Intranet para que cada departamento tivesse que passar a ter um funcionário com tempo, paciência e discernimento para entender o que está valendo no contrato !

A gente sempre se debruça no mesmo discurso:

· Se a essência do problema não é estudada para deixar de originar o problema, nunca vamos ter solução ... e pior ... o remendo pode ser muito pior que o buraco no cobertor;

· Se não existe qualidade na formalização e gestão do contrato, não será nunca o gestor “lá na ponta” que se submete ... que submete sua estrutura departamental aos requisitos do contrato ... não é ele que vai resolver o problema !

· Na verdade se todas as áreas começarem a ler e interpretar o contrato com a competência diferente que cada uma tem, o resultado é infinitamente pior ... uma Torre de Babel de interpretações desconexas e confusas !

· Além da guerra entre as partes do contrato, que já causam danos terríveis, começam as guerrilhas internas sobre a capacidade do outro em afirmar o que está no contrato ou não !

Existem outros tipos de contratos que nem citamos aqui: constitucionais da empresa, de parceria comercial com prestadores de serviços, de ensino e pesquisa ... gestão hospitalar meu amigo, não é gestão de loja de sapatos ! ... e a gestão dos contratos é o “fiel do balanço” ... pode fazer um bom negócio fechar no vermelho ... modéstia a parte, posso afirmar isso em gênero, número e grau ... na prática profissional de anos !

Sempre cito, para ilustrar, que passou pelas minhas mãos em uma consultoria o contrato que “um Instituto famoso” tinha com o fornecedor de ovos utilizados para fazer vacinas;

· Um contrato de aquisição de 2 bilhões de ovos !

· A gestão deste contrato parte desde a correta definição do objeto (não é um ovo para fazer omeletes), até por quanto podemos comprá-los no mercado atual para valer a pena vender a vacina ...

· ... até se vale a pena cancelar e pagar a multa e repactuar com alguém que está com uma condição de mercado muito melhor agora do que na época da licitação ...

· ... e passando em como reduzir os custos com o recebimento de ovos “fora da conformidade” especificada no contrato;

· O controle de vigência, os exigíveis contratuais, o reajuste de preços ... tudo isso se for sendo avaliado somente sob o aspecto burocrático do que foi pactuado ... isso é muito pequeno comparado com o que significava para o Instituto adquirir 2 bilhões de ovos para produzir vacinas;

· Porque não eram ovos para fazer comida, e se fosse o caso substituir por “salsicha” ... eram ovos específicos, e tinham que ser ovos ... e aquele tipo de ovos ... se é que me fiz entender.

Sempre dou também o exemplo aplicado na consultoria em um dos hospitais mais famosos de São Paulo que teve como premissa repactuar todos os contratos com operadoras, fossem elas quais fossem:

· Demorou para as operadoras entenderem que não queríamos renegociar ... reajustar e fazer ajustes nos contratos existentes ... não era uma questão de substituir os remendos feios por bonitinhos ... a questão era clarificar a relação comercial atualizando os requisitos para a realidade atual, que era muito diferente de quando “os noivos disseram aceito até que a morte nos separa” há anos ... décadas ... quando o mundo era outro ... outro nível de conhecimento por parte dos noivos sobre com quem estavam se casando !

· Somente quando receberam as cartas de formalização do cancelamento entenderam que não estávamos querendo colocar mais remendos em relações comerciais que estavam sendo conduzidas pela decisão discricionária dos gestores dos dois lados, sem vínculo com as relações comerciais que estavam realmente formalizadas;

· Então pararam para pensar que as duas partes ora estavam tendo vantagem ora estavam tendo desvantagem comercial dependendo da decisão tomada pelo entendimento de pessoas que achavam melhor ou pior fazer isso ou aquilo ... ou seja ... na média ... uma loteria onde os dois lados perdiam sempre, porque quem tomava as decisões sobre algo que estava obscuro no contrato, fazia do jeito que achava melhor ... para ele ... com o conhecimento restrito à sua competência na estrutura da empresa, sem discernimento para avaliar o cenário da relação comercial como um todo !

· Repactuados e “reformalizados”, a gestão deixou de ser “acho que” para ser “é assim que deve ser” ... o melhor caminho para os dois lados ... para uma relação comercial justa e transparente !!

Já se passaram 18 anos desde que resolvi empreender, abandonando a carreira de executivo de empresas na área da saúde ... motivado por algumas certezas de que aquela empresa de consultoria teria espaço no mercado.

Uma destas certezas era a de que contratos viabilizam ou inviabilizam os negócios:

· Gerir contratos de forma minimamente adequada sempre deve ser uma das prioridades de qualquer empresa;

· Na área da saúde, seja em operadoras, secretarias de saúde, hospitais, clínicas, centros de diagnósticos, fornecedores de insumos para a área da saúde ... sejam em “empresas nanicas” como os consultórios ou a minha própria empresa de consultoria ... negligenciar o ciclo de vida dos contratos é um erro pelo qual se pode pagar muito caro;

· O tempo passa, e esta certeza ... esta motivação ... não muda nunca !

Quando investi nesta especialização redes sociais estavam debutando no Brasil ... artigos em revistas e jornais eram o que mais projetavam as novidades em gestão ... um deles que foi o primeiro que tenho notícia sobre CLM teve uma grande repercussão, e o título ainda é bem atual: Cadê o contrato ?

Conheça os cursos da Jornada da Gestão em Saúde  www.jgs.net.br !

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Informações adicionais sobre cursos e consultoria em gestão na área da saúde     contato@escepti.com.br !

Sobre o autor Enio Jorge Salu

Histórico Acadêmico

· Formado em Tecnologia da Informação pela UNESP – Universidade do Estado de São Paulo

· Pós-graduação em Administração de Serviços de Saúde pela USP – Universidade de São Paulo

· Especializações em Administração Hospitalar, Epidemiologia Hospitalar e Economia e Custos em Saúde pela FGV – Fundação Getúlio Vargas

· Professor em Turmas de Pós-graduação na Faculdade Albert Einstein, Fundação Getúlio Vargas, FIA/USP, FUNDACE-FUNPEC/USP, Centro Universitário São Camilo, SENAC, CEEN/PUC-GO e Impacta

· Coordenador Adjunto do Curso de Pós-graduação em Administração Hospitalar da Fundação Unimed

Histórico Profissional

· CEO da Escepti Consultoria e Treinamento

· Pesquisador Associado e Membro do Comitê Assessor do GVSaúde – Centro de Estudos em Planejamento e Gestão de Saúde da EAESP da Fundação Getúlio Vargas

· Membro Efetivo da Federação Brasileira de Administradores Hospitalares

· CIO do Hospital Sírio Libanês, Diretor Comercial e de Saúde Suplementar do InCor/Fundação Zerbini, e Superintendente da Furukawa

· Diretor no Conselho de Administração da ASSESPRO-SP – Associação das Empresas Brasileiras de Tecnologia da Informação

· Membro do Comitê Assessor do CATI (Congresso Anual de Tecnologia da Informação) do Centro de Tecnologia de Informação Aplicada da Fundação Getúlio Vargas

· Associado NCMA – National Contract Management Association

· Associado SBIS – Sociedade Brasileira de Informática em Saúde

· Autor de 12 livros sendo 3 pela Editora Manole, Editora Atheneu / FGV e demais em edições próprias para download gratuito nas páginas dos modelos

· Gerente de mais de 200 projetos em operadoras de planos de saúde, hospitais, clínicas, centros de diagnósticos, secretarias de saúde e empresas fornecedoras de produtos e serviços para a área da saúde e outros segmentos de mercado