0308 – 03/12/2022

Referências: Geografia Econômica da Saúde no Brasil e Jornada da Gestão em Saúde no Brasil

Sistemas “operacionais” e BI “faz de conta” exigem gestores especializados em planilhas eletrônicas

(*) todos os gráficos e ilustrações são partes integrantes do Estudo Geografia Econômica da Saúde no Brasil e do material didático dos cursos da Jornada da Gestão em Saúde e da Escepti

A planilha ilustra eventos que ativam a “memória afetiva” de vários projetos de consultoria na área da saúde:

· Neles colocamos como premissa treinar gestores nos comandos básicos e intermediários do Excel para melhorar os processos e, principalmente, a análise de dados para a tomada de decisão;

· Uma revisão dos comandos mais simples, que muita gente ... mas muita gente mesmo ... não teve a oportunidade de aprender, ou tempo para pesquisar ... nem desconfiam que existe e a utilidade deles !

· E os comandos intermediários que resultam na prática em redução absurda do tempo na produção de formulários, tratamento dos dados e tabulação de informações, especialmente de bases de dados do SUS, CNES, ANS e IBGE que são a essência da análise da geografia econômica da saúde do contexto em que a empresa se coloca no mercado.

Nestes eventos de capacitação ... nada de macros, tabelas dinâmicas ... explicando:

· Se voce quer um lanche pode fazer, ou comprar pronto;

· Ao optar por comprar pronto, exceto se for em uma “padoca” onde “o comandante da chapa” vai compor o recheio do jeito que voce quiser ... se for em um fast food, ou pedir pelo aplicativo ... as suas opções de preferência vão “pro beleléu” ... podem não ter o ingrediente que voce deseja, ou podem não ter o equipamento necessário para modificar como voce deseja, ou o cozinheiro não sabe fazer o que voce quer, ou para atender seu desejo vai atrasar a produção de todos os outros ... ou ... ou ... ou !

· Ao optar por fazer do seu jeito, a primeira coisa necessária é saber fazer;

· Acho que todos concordam que macros, por mais simples que possam ser, estão mais para cozinheiros profissionais do que para consumidores de lanche ... e tabela dinâmica é o lanche do fast food: se voce gosta dele do jeito que ele é, sorte sua ... caso contrário, “é o que temos para hoje” ... é isso ou é isso ... se “quer quer”, se não quiser “não tô nem aí” !

Então esta planilha é “emblemática”:

· Ela tem as fases eliminatórias da copa do mundo de 2022, e conforme voce vai alimentando os resultados ela vai preenchendo as fases seguintes, até chegar ao campeão ... e se o campeão for o Brasil “aparece uma carinha feliz”, senão uma “aparece uma carinha triste”;

· Em quase todos os programas de capacitação desenvolvidos os comandos condicionais são discutidos, especialmente o mais importante deles: o SE;

· Com ele, por exemplo, aqueles formulários que o gestor precisa desenvolver até que o sistema tenha uma nova funcionalidade necessária ... aquela “tela” de captura de dados que não existe ainda sabe ? ... aquele formulário que o gestor pede para alguém preencher e enviar por e-mail ...

· ... fique melhor e não tome tempo de correção de dados que não se sabe por que, são preenchidos de “forma indecente”, exigindo que se peça para preencher de novo;

· Esta planilha é um exercício que fez parte dos programas de capacitação para exemplificar o uso do comando “SE” ... é a mesma das copas anteriores feita por um participante que guardei de recordação, porque era uma pessoa que dizia ter “ojeriza” por Excel ... daí a memória afetiva ao tratar do assunto !

Voce pode baixar em noticia.net.br/copa_2022.xlsx e auditar se existe outro comando que não seja o SE nela ... formatação de células, validação de dados e SE ... somente SE !!

Vale muito a pena utilizar sistemas hospitalares para ilustrar como o Excel é cada vez mais fundamental na área da saúde:

· Porque o funcionamento básico de uma secretaria de saúde, de uma operadora de planos de saúde, de um fornecedor de insumos ... pouca gente pôde abstrair ... o que as pessoas lá fazem ? ... seus principais controles ! ...

· Mas hospital a maioria das pessoas tem algum discernimento do que faz ... porque já esteve dentro dele alguma vez para fazer alguma coisa ... em cima ou ao lado da maca, sabe ?

· A maioria das pessoas não faz ideia do que faz um atuário em operadora de planos de saúde ... do que faz um gestor de regulação em uma secretaria de saúde ... tem até dificuldade para entender o que faz um gestor orçamentário na secretaria, na operadora, na indústria ...

· ... mas o que faz um médico, um enfermeiro, um fisio, um fono, um nutricionista ... já foi objeto de observação ... na maioria absoluta das vezes não tem a menor noção dos controles que envolvem a atividade profissional deles, o que é exigido da retaguarda assistencial e administrativa ... mas dá para “entender do que se trata” quando falamos disso.

A figura ilustra este “ambiente de TI” que envolve qualquer hospital:

· Vamos começar lembrando que “informática” foi um termo criado nas empresas “na época que o time que eu torço era melhor do mundo” ... faz muuuito tempo ... é um termo reduzido para “INFORmação autoMÁTICA”;

· Ou seja, a essência da existência da área de informática em uma empresa é a gestão da informação ... a gestão dos ativos (equipamentos, conectividade ...) que são utilizados é secundária ... importantíssima, mas secundária !

A figura ilustra a visão macro da automatização das informações em um hospital, em 3 blocos muito distintos e completamente interdependentes:

· É importante ressaltar que estamos aqui tratando de blocos de informação e funcionalidades para tratar a informação;

· Não estamos aqui perdendo tempo discutindo semânticas ... quais as telas comuns em um pacote de prontuário eletrônico, em um sistema de folha de pagamento ... que são narrativas de fornecedores ...

· TI ... Tecnologia da Informação ... a indústria da TI ... “odiosamente” adora utilizar as palavras em inglês, e mais odiosamente ainda siglas geralmente de 3 letrinhas, que podem significar “um átomo de hidrogênio ou o Mundo de Beakman inteiro”, dependendo do interesse econômico que envolve o assunto !!

Um bloco chamamos de “front office”:

· Uma alusão aos sistemas de informação que tratam as informações que permeiam a atividade fim das empresas ... os processos e informações do “core business” da empresa;

· No caso do hospital, os sistemas que acolhem o paciente (HIS), registram as condutas, os procedimentos e informações físicas do paciente (PEP, PACS, LAB e RIS);

· A estrutura básica do HIS controla os cadastros, registros, a ocupação dos leitos, altas, logística interna de insumos, faturamento das contas ...

· A do PEP o registro de diagnósticos, prescrições, evoluções, receituários, e qualquer “ficha de registro” assistencial (sinais vitais, controle de anestesia, hemocomponentes ...)

· PACS trata da captura, armazenamento e distribuição das imagens em exames diagnósticos e terapias ... aquelas imagens geradas pelo tomógrafo, por exemplo;

· LAB controla a rotina interna de “uma fábrica” chamada Laboratório de Análises Clínicas, que pode ser desde um acanhado setor com meia dúzia de equipamentos que só atende o pronto socorro do próprio hospital, até uma “indústria de grande porte” para atender a necessidade de uma série de serviços de saúde simultaneamente;

· RIS trata dos resultados de exames de outras áreas de diagnósticos, exceto o Laboratório;

· Dependendo do interesse comercial, HIS pode ser chamado como sendo o conjunto de todos estes, oferecido por fornecedores em forma de “pacote”, ou não !

Um bloco chamamos de “back office”:

· Uma alusão aos sistemas da retaguarda assistencial e administrativa;

· Em hospitais, existem uma infinidade de áreas internas que têm processos muito específicos e demandam sistemas de informação especialistas: o controle interno da área de nutrição que produz as dietas e refeições, da lavanderia, da higiene e limpeza, da segurança e logística de trânsito de pessoas, da manutenção predial, da manutenção dos equipamentos ... são os chamados sistemas auxiliares;

· Os sistemas de informação da cadeia de suprimentos: hospital é uma empresa como outra qualquer que necessita comprar, armazenar, movimentar insumos, controlar os estoques ...

· Os sistemas de informação da área financeira e de controladoria: hospital é uma empresa como outra qualquer que precisa controlar o “dinheiro que entra e que sai”, fazer projeções para saber se “vai sobrar algum” para investir no final do dia, ou se vai “precisar passar o chapéu” e pedir dinheiro emprestado ... contabilizar, registrar e controlar os ativos ...

· E os sistemas de informação da área de recursos humanos: folha de pagamento, controle de vagas, seleção, avaliação, medicina do trabalho, educação continuada ...

· O conjunto destes sistemas pode estar “encapsulado” em um único sistema de informação, inclusive com o hospital utilizando o mesmo sistema que é utilizado nas demais empresas de outros segmentos de mercado, uma vez que, com exceção dos sistemas auxiliares, os demais costumam ter funcionalidades básicas comuns a “qualquer empresa” ... e como hospital nestes pontos é uma empresa como outra qualquer ... !!!

· Se é um único sistema que se propõe a fazer tudo (não conheço um único hospital dos mais de 200 que já tive a oportunidade de atuar onde isso é verdadeiro), ou se é a junção de diversos sistemas, não importa ... o “conjunto da obra” chamamos de ERP.

· Alguns fornecedores de soluções para a área hospitais chamam de ERP a junção do ERP com o HIS, afirmando que com a sua solução conseguem controlar absolutamente tudo que ocorre dentro do ambiente hospitalar no front e no back ... conheço vários fornecedores que afirmam isso ... e evidentemente nenhum caso real em décadas atuando no segmento que comprove isso !

E um bloco que chamamos de Business Intelligence:

· Que como o próprio nome define: os sistemas de informação que tratam da inteligência dos negócios;

· Somente com a certeza de que os negócios são completamente diferentes dependendo do cenário em que o hospital se insere ... SUS, Saúde Suplementar Regulada, Saúde Suplementar Não Regulada, Particular, Público, Fundacional, S/A, Universitário, Geral, Especializado, Grande – Médio – Pequeno Porte, Clínico, Cirúrgico, Baixa – Média – Longa Permanência, de rede, de operadora, de operadora tipo cooperativa, com e sem ambulatório, com e sem PA/PS, oferecendo ou não SADT externo ... vamos parar por aqui ?

· Somente por isso já é possível discernir que juntássemos Einstein, Galileu, Newton ... se juntássemos o grupo das maiores inteligências que já estiveram entre nós na história ... não teriam sido capazes de estruturar um BI que servisse nem mesmo para uma minoria dos tipos de hospitais que existem ... nem que tivéssemos o dinheiro gasto para colocar o homem na Lua no desenvolvimento seria minimamente suficiente !

Este ambiente é suprido por ferramentas que exploram dados dos diversos sistemas:

· Ferramentas específicas para lidar com o BI, como por exemplo o MS Power BI ®;

· E na maioria absoluta das vezes ... maioria da maioria absoluta ... pelo MS Excel ®, que não é uma ferramenta desenvolvida para BI !

A figura ilustra algumas passagens reais “da minha memória afetiva” em consultorias:

· O “negócio” demanda análises de informações que cruzam dados dos diversos sistemas do front e back office;

· Alguns dados, de bases públicas, podem nem mesmo estarem nos sistemas internos do hospital ...

· ... veja que neste caso, se voce tem um “módulo de BI” do fornecedor do HIS ou do PEP, haverá “pranto e ranger de dentes” para conseguir a informação que necessita através dele ...

· ... e um “zilhão” de justificativas do fornecedor para recusar fazer alguma coisa que não custe “os olhos da cara”, se é que me entende !

Somente isso já é suficiente para “balizar” o custo x benefício de capacitar os gestores da saúde em Excel:

· E se relacionar com fornecedores de solução que permitem a extração de informações das bases de dados do sistema para que os gestores importem os dados com facilidade para o Excel e façam o que a empresa necessita;

· Se o fornecedor dificulta isso, colocando em questão por que voce quer fazer isso ? ... deve colocar em questão o fornecedor e não o que o gestor está querendo que ele faça !!!

Mas o Excel não é utilizado somente para tabular e analisar dados em empresas do segmento da saúde:

· A frequência das novas normativas do MS, ANVISA, ANS, SES, SMS ... é elevadíssima;

· A criatividade e frequência dos aditivos nos contratos entre operadoras de planos de saúde e serviços de saúde ... elevadíssima ... se tem uma coisa que não se pode negar é que gestores comerciais de operadoras e hospitais não sejam criativos ... em um café, em um almoço, eles “destroem” controles internos que demoraram anos para serem desenvolvidos e implantados !

· A evolução da qualidade da gestão interna da empresa, independente de diretivas externas, também é elevadíssima ... ainda bem ... se assim não fosse, as empresas estariam até hoje trabalhando com fichinhas em arquivos tipo Kardex, papel carbono ... sei que voce deve estar querendo dizer que ainda existem empresas assim ... infelizmente eu também conheço algumas em que os gestores ainda ficam com as “mãos manchadas de azul” ao manipular documentos, anotando dados com caneta esferográfica em fichas de controle de estoque ... mas vamos combinar que, graças a Deus, são a minoria não é verdade ?

Quando o mercado muda ... quando a empresa evolui a gestão ... os processos mudam ... os sistemas de informação mudam ... e quanto mais a TI estiver desalinhada do negócio:

· Maiores os “gaps” dos sistemas que necessitam de controles auxiliares ... paralelos ... o nome que voce quiser dar para aquilo que o sistema não faz;

· Maior a necessidade de novos formulários de captura de dados, de checklists ...

· ... maior a necessidade do uso do Excel para que “estas coisas” tenham um mínimo de qualidade ... de consistência !

Gestores do ministério e das secretarias de saúde ... empresários ... gestores de equipes em hospitais, clínicas, centros de diagnósticos ... posso garantir: se tem “um dinheiro” que não se perde nunca, é na capacitação do maior volume possível de colaboradores em Excel !

Conselho: não faça investimento com instrutores que não conheçam o negócio da sua empresa ... existem técnicos de TI absolutamente excelentes em Excel, dominam todos os comandos, mas não saber discernir a respeito de quais terão mais ou menos utilidade na prática da gestão da sua empresa ... o resultado é pífio neste caso.

E se “pegar alguém aí” mexendo numa planilha de copa do mundo que mostra uma carinha alegre se o Brasil for campeão ... vale a pena pensar que se ele não sabia como fazer isso, pelo menos vai se motivar a entender como é fazer algo tão simples e, de repente, aplicar na próxima planilha que vai fazer para melhorar a gestão da empresa !!

Conheça os cursos da Jornada da Gestão em Saúde www.jgs.net.br !

Conheça o estudo Geografia Econômica da Saúde no Brasil, e os seminários temáticos www.gesb.net.br !

Confira a lista de milhares de profissionais que já participaram das capacitações da Escepti em www.escepti.com.br/certificados

Informações adicionais sobre cursos e consultoria em gestão na área da saúde contato@escepti.com.br !

Sobre o autor Enio Jorge Salu

Histórico Acadêmico

· Formado em Tecnologia da Informação pela UNESP – Universidade do Estado de São Paulo

· Pós-graduação em Administração de Serviços de Saúde pela USP – Universidade de São Paulo

· Especializações em Administração Hospitalar, Epidemiologia Hospitalar e Economia e Custos em Saúde pela FGV – Fundação Getúlio Vargas

· Professor em Turmas de Pós-graduação na Faculdade Albert Einstein, Fundação Getúlio Vargas, FIA/USP, FUNDACE-FUNPEC/USP, Centro Universitário São Camilo, SENAC, CEEN/PUC-GO e Impacta

· Coordenador Adjunto do Curso de Pós-graduação em Administração Hospitalar da Fundação Unimed

Histórico Profissional

· CEO da Escepti Consultoria e Treinamento

· Pesquisador Associado e Membro do Comitê Assessor do GVSaúde – Centro de Estudos em Planejamento e Gestão de Saúde da EAESP da Fundação Getúlio Vargas

· Membro Efetivo da Federação Brasileira de Administradores Hospitalares

· CIO do Hospital Sírio Libanês, Diretor Comercial e de Saúde Suplementar do InCor/Fundação Zerbini, e Superintendente da Furukawa

· Diretor no Conselho de Administração da ASSESPRO-SP – Associação das Empresas Brasileiras de Tecnologia da Informação

· Membro do Comitê Assessor do CATI (Congresso Anual de Tecnologia da Informação) do Centro de Tecnologia de Informação Aplicada da Fundação Getúlio Vargas

· Associado NCMA – National Contract Management Association

· Associado SBIS – Sociedade Brasileira de Informática em Saúde

· Autor de 12 livros pela Editora Manole, Editora Atheneu / FGV e Edições Própria

· Gerente de mais de 200 projetos em operadoras de planos de saúde, hospitais, clínicas, centros de diagnósticos, secretarias de saúde e empresas fornecedoras de produtos e serviços para a área da saúde e outros segmentos de mercado